初心者Webライター向け|Word・Excel・Googleドキュメントの注意点まとめ

コラム

Webライターを目指す人が増えているようですね。

Webライターとは、Webサイトに載せる記事を書いてお金をもらう人のことです。

この記事では、Webライター初心者が知っておきたいツールの使い方や注意点について紹介します。

これからWebライターを目指すための参考にしてください。

Webライターが使う主なツールとは

Webライターが仕事で使うツールはさまざまです。

主なものは下記の通り。

  • ブラウザに直接、記事を入力
  • Microsoft社のWord
  • Microsoft社のExcel
  • Googleドキュメント
  • WordPress

下の項目ほど、難易度が高いと考えてよいでしょう。

それぞれの特徴や「つまずきやすいポイント」などを解説します。

ブラウザに直接、文字を入力

この形式を採用しているクラウドソーシングサービスの代表が、サグーワークスです。

かくたまや、ポチタマライターshinobiライティングなどもこれに該当します。

特徴

審査に通れば報酬が支払われますが、不採用になれば1円にもなりません。

ライターテストに合格しないと記事が書けない場合もあります。

おすすめはサグーワークス

理由は、2つ。

  • セキュリティがしっかりしていること
  • フィードバックが得られるのでスキルアップできること

サグーワークスのライターにはグレードがあります。

レギュラー→ゴールド→プラチナ

プラチナになるには、プラチナライターテストに合格する必要があります。

合格率は1%といわれていますが、何度でも受け直せます。

文字単価の高い記事が書けるようになるのが魅力です。

サグーワークスの注意したいポイント

プラチナライターになったとしても、「基準を満たしていない」と判断されると降格になります。

降格になると2度とプラチナライターにはなれません。

テストを再度受けても不合格扱いになります。シビアですね;

レギュラーからいきなりプラチナライターテストにチャレンジすることも可能ですが、

サグーワークスが求める記事が書けずに降格になると、2度とプラチナライターを狙えないので、

しっかり基礎力を身に付けてから挑むことをおすすめします。

Wordを使って納品

Webライターが使うツールで最も一般的なのが、Wordでしょう。

特徴

Microsoft社のWordには2つの種類があります。

  • Microsoft365(旧Office365)・・・有料。パソコンにダウンロードして使うアプリ版
  • Word Online・・・無料。ブラウザで使える

Word Onlineは無料で使えますが、できないこともあります。

たとえば、縦書きが使えない、罫線のある文書は表示できない、などです。

これらは大した問題ではないんですが、ハイパーリンクの編集ができないのは困ります。

ひまりが一番困ったのは、

アプリ版と共有しようとすると、

タイムラグが発生して最新の状態にならないケースがあることです。

編集さんは通常アプリ版を使っているため、きちんと同期していない可能性があると不安です。

校正で役立つ機能

Wordのメリットは、なんといっても校正がある程度自分でできることです。

校閲タブを開くと、こんな画面になります。画面は2020年アプリ版の最新画面です。

下の英文はGoogle翻訳で作りました。

Word画面5

このうち、ひまりがよく使うのは下記のような機能です。

  • スペルチェックと文章構成
  • 文字カウント
  • 音声読み上げ
  • 言語→表記ゆれチェック

特に、音声読み上げと表記ゆれチェックは有能です。

ただし、校正の厳しさは別途オプションで決める必要があります。

オプションはホーム画面の一番下にあります。

Wordのオプション画面

つまずきやすいポイント

校正でどのくらい厳しくチェックするかは自分で決められます。

Word画面0

ひまりはほぼすべての項目にチェックを入れています。

ところがある時、ユーザー設定が選べなくなって困りました。

Word画面1

原因は、英文や数字の部分にカーソルがある状態で、オプション画面に移行したから。

日本語の部分にカーソルを置いてからオプション画面に行くと、ユーザー設定が選べます!

結構これで悩んだので・・・💦

Microsoft365はクラウドサービスなので、常に最新版が利用できますが、

ときどき、「動作がなんかへん」と思うことがあります。多くの場合は、ほっておくと元に戻ります。

修正依頼への対処法1.コメントの出し方

クライアントにもよりますが、

「修正したことが確認できるように返信を使ってください」などといわれることがあります。

校閲タブの変更履歴機能で、「すべての変更履歴とコメント」を選ぶと表示されます。

Word画面2

コメントの返信機能を使って、修正したことを伝えましょう。

修正依頼への対処法2.修正記録の残し方

修正した記録を取りたい場合は、変更履歴の記録ボタンを押します。灰色に色が変わればokです。消した部分に取り消し線が入って、文字も赤字になります。

Word画面3

Excelを使って納品

Excelを使って納品するケースはあまり多くありません。

特徴

ひまりの場合はほとんどの案件でサジェッションがExcelで来ます。

せっかく仕事を受注したのに「Excel使えません」というのも残念ですし、

使えるようにしておきましょう。

図表も作れるので覚えておくと便利です。

つまずきやすいポイント

仕事で使っている人には当たり前でも、

馴染みがない人にはわかりにくいのがExcelです。

Excel画面

参考:みくみくにしてあげる♪|作詞作曲ika氏

ひまりが戸惑ったポイントをいくつかご紹介します。

シートは一枚とは限らない

青で囲った部分はシートを表しています。

Excelには複数枚のシートを重ねられる機能がありますが、

慣れないと最初に出てきたページしかないと思ってしまうことがあります。

行全体が見えないことがある

上図で1段目から3段目まではすべて同じ内容ですが、見え方が違います。

機能欄の下、入力欄の右端にあるVの字マークを押すと、内容が表示されます。

Excelで行の中を表示する

これを知らないと大事な指示を見落としてしまうため、注意しましょう。

行の中味を全部表示させるには

行の先頭付近にカーソルを持っていくと↑と↓を組み合わせたようなマークが表示されます。

このマークをダブルクリックすると、全文が表示されます。

abc↩のようなマークを押すと、文章が列からはみ出しません。

Googleドキュメントを使って納品

Googleドキュメントは、かつてGoogleスプレッドシートといわれていました。

特徴

GoogleドキュメントはGoogleが提供するアプリの一つで、

Google IDを作ると無料で利用できます。

逆にいうと、利用するにはGoogle IDが不可欠です。

文書のやり取りがスピーディーで、自分のパソコンの容量を取らないのが魅力です。

Googleドキュメントとは

Googleドキュメントの画面

Googleドキュメントの外観です。Wordで作った文書をアップロードしたものです。

機能はWordと変わらないので、記事を書くだけならすぐに使えます。

問題は共有と編集の方法です。これを理解するには仕組みを理解するのが手っ取り早いです。

Googleドキュメント

ライターは、自分のGoogleドライブにドキュメントを直接作るか、

Wordで作った文書をアップロードできます。

編集さんが作った文書を自分のドライブにコピーすることも可能です。

この文書は、共有しない限り誰にも見えません。

共有する方法

Googleドキュメントの右上にある共有ボタンを押します。

Googleドキュメントの共有方法4

さらに右下の詳細設定を押します。

Googleドキュメントの共有方法0

さらにさらに、真ん中あたりにある変更ボタンを押します。

Googleドキュメントの共有方法2

真ん中の「リンクを知っている人全員」を選びます。

Googleドキュメントの納品では、ドキュメントのURLを納品するのが普通です。

ここはぜひとも覚えておきましょう。

修正依頼に対応する方法

共有ボタンの下にあるのが、モード選択ボタンです。

Googleドキュメントのモード変更方法

編集モードなら、普通に文書が書けますが、

提案モードを選ぶと修正履歴が残ります。コメントも自由につけられます。

閲覧モードになっている文書は、文字通り見ることしかできません。

WordPressで納品する

このブログはWordPressで作っています。

特徴

記事を書く画面は、下記のようなものです(2020年4月時点)。

WordPress画面

記事を書く事自体は難しくないと思います。

見出しの使い方に注意しよう

H2とは見出しを指定するタグで、通常H2~H4が使われます。

一般的にH1は使われません。

Googleが記事の構造を認識しやすくするため、

H2の下はH3、H3の下はH4というように順番に使っていくことが大切です。

直感的にライティングできるのがWordPressの魅力ですが、

実際にはHTMLというもので記述しています。

たとえば、「見出しの使い方に注意しよう」という見出しは、

<h4>見出しの使い方に注意しよう</h4>と記述されています。

WordPressを使うために準備すること

WordPress自体は無料で使えます。

ただし、WordPressを動かすためには、2つのものが必要です。

・レンタルサーバー・・・WordPress置くための土地のようなもの

・ドメイン・・・インターネット上の住所のようなもの

レンタルサーバーとドメインの関係の概念図

ひまりはエックスサーバーを使っていますが、

ひまりの知る限り、ドメインがタダでもらえるキャンペーンをずーーーっとしているので、

エックスサーバーで契約するだけで大丈夫です。

ドメインを別途契約する必要はありません。

エックスサーバーでWordPressをダウンロードして、テーマを選び、ユーザー名などを設定すれば使えます。

・テーマ・・・WordPressを使いやすくするためのもので、外観などを簡単に変えられる

今使っているのは、Cocoonというテーマです。

WebライターにはSEOの知識も必要なので、

WordPressでブログを作ってみると勉強になることが多々あります。

まとめ

初心者が戸惑いがちなポイントを集めてみました。

少しでも何かのお役に立てれば幸いです。

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